Previsão de fluxo de caixa

Manter uma visão com previsões regulares (semanal, mensal, trimestral, semestral e anual) é o primeiro passo para ter controle financeiro. Para isso, você pode utilizar o relatório de fluxo de caixa detalhado para visualizar as entradas e saídas de caixa futuras. 

Outro ponto importante é acompanhar o histórico de vendas nos mesmos períodos dos anos anteriores, com o número de pedidos, valor médio de venda por pedido e forma de pagamento, analisando se a tendência de vendas é suficiente para cobrir a previsão de saídas. Esse acompanhamento ajuda a planejar necessidades de financiamento externo e identificar períodos de baixa liquidez, além de permitir, a médio prazo, o planejamento de investimentos e compra de ativos e equipamentos.

Monitoramento contínuo

Acompanhe o fluxo de caixa de perto, preferencialmente diariamente, ajustando suas projeções à medida que novas informações surgem. Isso ajuda a responder rapidamente a imprevistos e evitar crises financeiras. Relatórios detalhados por dia, mostrando no centro o dia atual e a quinzena anterior e posterior, são ótimos para avaliar a possibilidade de antecipação de recebíveis ou a necessidade de renegociação de prazos, reparcelamentos ou até a busca por crédito no mercado.

Controle de contas a pagar

Negocie os prazos de pagamento com fornecedores em datas favoráveis às previsões do seu fluxo de caixa e faça compras em datas específicas para manter o fluxo o mais estável possível. Evite, sempre que possível, pagamentos antecipados, preservando o caixa por mais tempo. Só antecipe pagamentos se as taxas de desconto forem atrativas ou se houver necessidade de liberação de crédito junto ao credor.

Se não for possível cumprir todos os pagamentos em uma determinada data, avalie os custos de multa e juros das contas afetadas, bem como os custos de taxas e juros para aquisição de crédito ou antecipação de recebíveis. Com base nessa análise, determine quais contas são melhores para negociar diretamente com o credor, quais podem ser negociadas com bancos e financeiras e quais podem ser supridas pelo próprio fluxo de recebíveis.

Gestão de contas a receber

Para evitar a inadimplência, implemente uma política de recebimento e faturamento mais rigorosa e opte por formas de pagamento mais seguras, como o cartão de crédito parcelado. Caso seja necessário um melhor fluxo de caixa imediato, ofereça descontos para pagamentos à vista ou com formas de pagamento que gerem maior liquidez no prazo desejado.

Se a empresa enfrenta inadimplência, ofereça descontos para quitação de dívidas ou busque opções para recuperação de crédito junto a empresas de cobrança. Esteja atento ao mercado e busque alternativas para recebimento, como negociações melhores com bandeiras de cartão ou taxas de antecipação com bancos.

Criação e manutenção de uma reserva de emergência

Considere separar uma parte do faturamento para uma reserva de fluxo de caixa de emergência. O valor ideal dessa reserva depende da situação financeira atual, mas recomenda-se manter, no mínimo, de 1% a 3% do faturamento bruto. Esse montante deve ser suficiente para cobrir todos os custos da empresa por pelo menos três meses, podendo chegar a até doze meses.

Para essa reserva, opte por investimentos de baixo risco e liquidez imediata. Bons investimentos incluem contas-poupança, tesouro Selic, CDBs e outros fundos de baixo risco, que permitam acesso rápido ao valor para situações de necessidade e aporte ou retirada constantes, mantendo o volume médio desejado.

Automatização dos processos financeiros

Usar um software de gestão para automatizar o controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber garante maior precisão e economia de tempo. Você pode parametrizar o sistema para lançar automaticamente suas contas ao efetuar compras e vendas. Configurando corretamente as movimentações em contas correntes, taxas e planos de recebimento, a gestão financeira se torna mais simples, com inteligência em relatórios e previsões.

Além disso, o sistema simplifica a verificação e a conciliação de movimentos em contas correntes.

Análise de custos e DRE

Revise periodicamente seus custos fixos e variáveis, identificando áreas de desperdício ou possíveis cortes para melhorar a liquidez. Um bom relatório para essa análise é o de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que permite comparações financeiras anuais e avaliação da situação financeira, determinando lucro ou prejuízo.

O DRE também possibilita uma análise horizontal das entradas e saídas, mostrando quais setores geram mais lucro ou despesa. Inclui percentuais de custo dos produtos, salários, aluguéis, impostos e outras despesas fixas e variáveis.

Separação das finanças pessoais e empresariais

Nunca misture contas pessoais e empresariais. Misturar gastos torna difícil analisar as finanças da empresa e planejar os resultados desejados. Não é incomum, especialmente para pequenos empresários, que se usem finanças pessoais para suprir a empresa ou vice-versa, mas esse erro pode ter consequências negativas para ambos os lados.

Se compartilha, por exemplo, imóveis ou veículos para uso pessoal e empresarial, diferencie corretamente os percentuais referentes a cada parte. Você pode usar o mesmo software de gestão financeira para controle das contas pessoais, mas sempre registre lançamentos de forma independente.

Gestão de estoques

Manter níveis adequados de estoque é uma forma eficiente de gerenciar o fluxo de caixa. Baixos estoques podem comprometer vendas e gerar custos de reposição não programada, enquanto estoques excessivos drenam o caixa, comprometendo o capital que poderia ser investido em outras áreas.

Conhecer a curva ABC dos produtos é importante para definir quais produtos promover e quais têm melhor giro e lucratividade. Relatórios de capital mostram as posições de estoque em datas específicas, permitindo avaliar se a manutenção dos estoques acompanha o crescimento da empresa e analisando o custo do investimento.

Recuperação e renegociação de dívidas

Se você está em situação de risco ou já enfrenta dificuldades financeiras, mantenha o foco e inicie um processo de recuperação. O primeiro passo é renegociar prazos ou condições de pagamento para aliviar a pressão sobre o fluxo de caixa a curto prazo.

Busque opções de crédito com menores taxas e prazos compatíveis com a capacidade atual da empresa, como financiamentos para pequenas e médias empresas, que muitas vezes possuem subsídios governamentais. Promova o giro de mercadorias com promoções e queima de estoque. Venda ativos subutilizados, e, em último caso, negocie patrimônios para recuperação financeira.

Planejamento do crescimento

Expandir o negócio requer um controle rigoroso de onde e como investir. Cresça de forma sustentável, evitando comprometer o fluxo de caixa, os níveis de estoque ou as reservas emergenciais. Evite despesas excessivas sem previsão de retorno a curto ou médio prazo, como a compra de equipamentos ou compromissos recorrentes longos.

Reinvestimento consciente

Reinvestir os lucros de maneira estratégica é uma forma de crescimento. Avalie cuidadosamente os impactos no fluxo de caixa antes de tomar decisões de expansão ou compra de ativos. Em certos casos, retirar lucros para uso pessoal pelos sócios pode ser uma forma de crescimento, pois os sócios podem investir em outros negócios ou imóveis que podem beneficiar a empresa.

Esses passos ajudam a manter a saúde financeira da empresa, garantindo crescimento sustentável e previsibilidade nos lucros, além de melhorar o planejamento financeiro.

Sobre a Alfa Networks

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