Alguns dos erros mais comuns envolvem a classificação fiscal dos produtos, cálculos de impostos, falta de informações obrigatórias e dados incorretos do emitente ou destinatário. Já erros menos comuns podem ocorrer devido à duplicidade de documentos (número da nota ou chave de acesso), falta de autorização de uso, erro de comunicação com o SEFAZ da UF emitente, não cumprimento das obrigações acessórias e leis complementares, emissão fora do prazo, erro na série da NF-e, ou devido ao tamanho do XML ao agrupar várias vendas em uma única nota.

Para realizar a emissão, o empresário deve ter em mente que é necessário conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento. Além disso, deve saber qual é o tipo de operação realizada com as mercadorias, que podem ser classificadas como operações de entrada ou recebimento, e operações de saída ou venda.

1 - Natureza da Operação

A natureza da operação é dividida em dois grandes grupos: notas de entrada, como por exemplo devoluções feitas por consumidores, retorno de processos de industrialização, aquisição de mercadoria de produtor rural, recebimentos de outra filial, devolução de consignação, entre outros. Nestes casos, os códigos do CFOP são iniciados com 1, 2 ou 3.

Já as notas de saída são referentes a operações como venda realizada, transferência de estoque para filiais, envio de consignação, remessa de amostra, envio para industrialização, entre outros. Nestes casos, os códigos de CFOP são iniciados com 5, 6 e 7.

Os CFOP iniciados com 1 e 5 são usados quando emitente e destinatário pertencem ao mesmo estado (UF). Já os códigos 2 e 6 devem ser utilizados quando emitente e destinatário estão em UF diferentes. Por fim, os códigos 3 e 7 são usados para operações onde o emitente e o destinatário estão em países diferentes, ou seja, tratam de operações de importação e exportação.

Os outros três dígitos do CFOP representam a operação que está sendo realizada naquela nota. Vamos a um exemplo simples para facilitar o entendimento: CFOP 5102 - Revenda de Mercadoria é uma operação de saída, onde o emitente e destinatário estão no mesmo estado e as mercadorias foram adquiridas de terceiros pelo emitente.

Como este campo é determinante para o cálculo dos impostos incidentes sobre a NF-e, cometer um erro aqui pode resultar em punição, até mesmo com um auto de infração, se a fiscalização presumir que houve a intenção de sonegação de impostos. Por isso, é importante utilizar os códigos corretos indicados pelo seu assessor contábil ou fiscal.

2 - Classificação Fiscal

A classificação fiscal do produto agrupa alguns códigos fiscais independentes, como o CST/CEST ou CSOSN, NCM, FCP e o próprio CFOP. Sem dúvida, é o ponto mais importante e mais sujeito a falhas na emissão. Vamos dar atenção especial a este tópico.

Para uma correta classificação fiscal dos produtos, o primeiro passo é identificar o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do produto ou de um grupo de produtos. Em seguida, identifique a operação fiscal em questão e preencha os demais códigos fiscais e alíquotas aplicáveis, como origem do produto, CSOSN (para empresas do Simples Nacional) ou CST (para empresas dos demais regimes de apuração). Também escolha os CFOP corretos para operações estaduais, interestaduais e internacionais.

Se sua empresa é beneficiária de alguma redução do ICMS para operações com estes códigos de NCM, CST e CFOP, você deve preencher também a alíquota de redução, ou seja, o percentual do ICMS que será reduzido.

Também é possível preencher os percentuais da partilha do ICMS para cada estado, de acordo com a lei do FCP (Fundo de Combate à Pobreza).

Caso essa operação seja a mais utilizada na emissão fiscal, você pode atribuí-la como a operação padrão dentro do seu sistema. Basta selecionar as categorias e/ou subcategorias de produtos e aplicar essa configuração.

Se sua empresa utiliza mais de uma operação fiscal para o mesmo produto, é possível copiar os dados, editar os códigos fiscais e pronto. No momento da emissão da NF-e, basta selecionar essa classificação e todo o quadro de impostos será preenchido automaticamente, aplicando os códigos e alíquotas definidos.

2.1 - CFOP (Código Fiscal de Operação)

Como mencionado anteriormente, o CFOP é um código composto de 4 dígitos. O primeiro dígito representa a natureza da operação (entradas ou saídas), o segundo dígito representa o grupo ou operação, e o terceiro e quarto representam o tipo dessa operação.

Você pode acessar a tabela vigente dos códigos de CFOP através do link: https://www.sefaz.pe.gov.br/legislacao/tributaria/documents/legislacao/tabelas/cfop.htm, e avaliar junto à sua assessoria contábil ou fiscal quais operações podem ser utilizadas na sua empresa e quais os impactos na apuração de impostos.

2.2 - CST (Código de Situação Tributária)

O CST é utilizado por empresas dos regimes normais de apuração, como Lucro Real e Lucro Presumido, e é composto por quatro tabelas distintas, que originam três códigos: o da situação do ICMS, o da situação do IPI e o da situação do PIS/COFINS.

O primeiro dígito sempre representa a origem do produto, conforme a tabela:

TABELA 1 - ORIGEM DA MERCADORIA OU SERVIÇO

• 0 Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3, 4, 5 e 8;
• 1 Estrangeira, Importação direta, exceto a indicada no código 6;
• 2 Estrangeira, Adquirida no mercado interno, exceto a indicada no código 7;
• 3 Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 40% (quarenta por cento) e igual ou inferior a 70% (setenta por cento) ;
• 4 Nacional, cuja produção tenha sido feita em conformidade com os processos produtivos básicos de que tratam o Decreto-Lei nº 288/1967 , e as Leis nºs 8.248/1991, 8.387/1991, 10.176/2001 e 11.484/2007;
• 5 Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação inferior ou igual a 40%;
• 6 Estrangeira, Importação direta, sem similar nacional, constante em lista de Resolução Camex e gás natural;
• 7 Estrangeira, Adquirida no mercado interno, sem similar nacional, constante em lista de Resolução Camex e gás natural.
• 8 Nacional, Mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 70% (setenta por cento).

A partir da origem, são compostos os códigos do CST-ICMS, do CST-IPI e do CST-PIS/COFINS, que serão utilizados nos respectivos campos da NF-e.

2.3 - CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional)

De modo análogo ao CST, o CSOSN é utilizado por empresas optantes pelo regime Simples Nacional. Ele é composto pelo primeiro dígito, que identifica a origem do produto, usando a mesma tabela do CST, e por um dos 10 códigos de tributação da tabela abaixo.

• 101 Tributação pelo Simples com Permissão de Crédito
• 102 Tributação pelo Simples sem Permissão de Crédito
• 103 Isenção do ICMS no Simples para receita bruta
• 201 Simples Nacional com Permissão de Crédito e ICMS por Substituição Tributária
• 202 Simples Nacional sem Permissão de crédito e com cobrança de ICMS por substituição tributária
• 203 Isenção do ICMS no Simples para faixa da Receita Bruta e com cobrança de ICMS por substituição tributária
• 300 Imunidade
• 400 Não tributado pelo Simples
• 500 ICMS cobrado anteriormente por substituição
• 900 Outros. (neste código estão todas as operações que não se encaixam nos demais já citados

2.4 - N.C.M. (Nomenclatura Comum do Mercosul)

Este código, originado a partir da Classificação Brasileira de Produtos, é utilizado em todo o Mercosul e serve para identificar, de modo genérico, produtos e seus gêneros. Seus dois dígitos iniciais provêm da classificação desenvolvida pela OMC (Organização Mundial do Comércio), o que faz com que o código seja utilizado em quase todas as operações de comércio exterior.

A estrutura é composta por 8 dígitos: 11.22.33.4.5, onde:

• 11 representa o capítulo ou grupo de classificação;
• 22 sua categoria;
• 33 representa a subcategoria;
• 4 o item em si;
• 5 o subitem, ou a parte mais específica da classificação.

Para consultar a tabela do NCM, que muda constantemente devido ao surgimento de novos produtos e à reclassificação para categorias mais específicas, utilize o Portal do Siscomex do Governo Federal em: https://portalunico.siscomex.gov.br/. A consulta é pública e ajuda muito na classificação dos itens, principalmente se você for o produtor ou fabricante.

2.5 - CEST (Código Especificador da Substituição Tributária)

Em vigor desde janeiro de 2019, este código tem como objetivo padronizar e identificar itens que se enquadram no regime de substituição tributária e na antecipação do ICMS. É composto por 7 dígitos, onde:

• Os 5 primeiros correspondem ao segmento e identificação do item;
• Os 2 últimos, à especificação da Substituição Tributária.

A tabela contendo todos os códigos está disponível em: http://www.confaz.fazenda.gov.br/, e a discriminação do item e a classificação no NCM devem ser correspondentes.

3 - Composição de Cálculos de Impostos e Itens

Tão importante quanto a definição do tipo de operação e das classificações fiscais dos itens são os preenchimentos de valores e os respectivos cálculos. Cada item da nota é composto por uma quantidade, um valor unitário e o valor total. Para a quantidade, são permitidas até 4 casas decimais, por isso é necessário informar também a unidade correspondente ao item.

O campo de valor unitário pode ter até 4 casas decimais e deve ser truncado, ou seja, se existirem mais de 4 casas, os valores devem ser ignorados. O valor deste campo deve ser obtido a partir do resultado da divisão do valor total do item pela quantidade. Descontos percentuais sobre o total, quando aplicados, podem gerar erros de arredondamento.

Os valores de desconto, frete e total do item são limitados a 2 casas decimais, e algumas operações de ICMS e IPI podem incidir também sobre os valores de frete. Além dos totalizadores de itens, existem também os totalizadores gerais.

A maioria dos valores é calculada automaticamente de acordo com as regras gerais. Contudo, algumas situações mais específicas, como redução da base de cálculo do ICMS ou incidência de impostos sobre fretes, devem ser previamente acordadas com a assessoria contábil ou fiscal.

Conclusão:

Concluir a emissão de uma NF-e com precisão requer atenção detalhada a cada etapa do processo, desde a correta classificação fiscal até os cálculos de impostos e a seleção de códigos apropriados, como CFOP, CST/CSOSN, NCM e CEST. Erros podem resultar em complicações tributárias e penalidades, destacando a importância de uma sólida compreensão das obrigações fiscais e do uso de sistemas automatizados adequados. Para evitar problemas, é fundamental o apoio de assessoria contábil qualificada e a consulta regular a atualizações fiscais, assegurando conformidade e eficiência nas operações empresariais.

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